Para el caso de las mejores prácticas, la empresa puede resaltar el proceso de devoluciones, quejas y reclamos. La compañía cuenta con encargados de servicio al cliente, distribuidos en las áreas de Mercadeo y de Gestión de Calidad. Son ellos quienes normalmente reciben las quejas del consumidor final - aunque son muy pocas, casi nulas al año- de ahí se envía al área de Gestión de Calidad el problema que presenta el producto y se abre un caso dentro de DARUMA el cual se le asigna un responsable y este tiene un tiempo determinado para resolverlo.
Logística
Proceso de venta
Desde el área comercial se presenta una proyección de venta, la cual a su vez crea una necesidad o demanda de producto. Esta información es suministrada al área de planeación, quienes se encargan de realizar toda la explosión de materiales necesarios para cumplir con dicha demanda. Este departamento es el encargado de programar el horario de producción de la planta. Finalmente, el área encargada del empaque recibe tal información y programa al personal para cumplir con la producción proyectada.
Pronóstico de demanda y programación de despacho.
Pronóstico de demanda y programación de despacho.
El unico cliente, el cual se constituye a su vez como operador logistico de Agricola Himalaya S.A, es Jhon Restrepo A. y Cia S.A. , quien obtiene la informacion de los diferentes canales de distribucion (Tienda a tienda y grandes superficies) sobre los volumenes de producto requeridos, la empresa entonces en base al historico de volumenes expedidos para este cliente tiene estimadas unas cantidades estandar dependiendo del CEDI al cual van a abastecer, para realizar el pronostico de demanda al igual que la programacion de despacho, la cual se optiene del presupuesto nacional de ventas e inventarios en los CEDIs y centros de distribucion de Jhon Restrepo A. y Cia S.A.
El Director operativo de Agricola Himalaya S.A genera la programación de despacho, luego esta pasa al área de logística, a partir de ese momento tienen 4 días para realizar todos los despachos a las sedes -se hacen en orden de importancia de acuerdo al desabastecimiento que tienen las sucursales al solicitar los camiones a la transportadora vía correo - una vez los camiones llegan a la fabrica se verifica que los camiones tengan el logo de alimentos, que estén en las condiciones para transportar el producto y se procede con la programación de los pedidos, los cuales salen con un documento (TJ) realizado por el asistente de logística que lo pasa a los auxiliares de bodega que realizan el despacho y suben las cantidades que dice el documento verificando que el camión quede estibado para que el producto no se dañe.
Máximo a los 5 días de pasada la programación todos las CEDIS y centros de distribución tienen que tener la mercancía a la hora, lugar y momento que lo necesitan. En las ciudades más cercanas se disponen de 24 a 48 horas, Bucaramanga y barranquilla tienen 72 horas para cumplir con la orden de compra o lo solicitado por los CEDIS.
Una vez la mercancía es entregada en el CEDI la distribución funciona dependiendo del canal de distribución:
El Director operativo de Agricola Himalaya S.A genera la programación de despacho, luego esta pasa al área de logística, a partir de ese momento tienen 4 días para realizar todos los despachos a las sedes -se hacen en orden de importancia de acuerdo al desabastecimiento que tienen las sucursales al solicitar los camiones a la transportadora vía correo - una vez los camiones llegan a la fabrica se verifica que los camiones tengan el logo de alimentos, que estén en las condiciones para transportar el producto y se procede con la programación de los pedidos, los cuales salen con un documento (TJ) realizado por el asistente de logística que lo pasa a los auxiliares de bodega que realizan el despacho y suben las cantidades que dice el documento verificando que el camión quede estibado para que el producto no se dañe.
Máximo a los 5 días de pasada la programación todos las CEDIS y centros de distribución tienen que tener la mercancía a la hora, lugar y momento que lo necesitan. En las ciudades más cercanas se disponen de 24 a 48 horas, Bucaramanga y barranquilla tienen 72 horas para cumplir con la orden de compra o lo solicitado por los CEDIS.
Una vez la mercancía es entregada en el CEDI la distribución funciona dependiendo del canal de distribución:
- Grandes cadenas: montan la orden de compra y Jhon Restrepo se encarga de llevar la mercancía a los CEDIs propios de las grandes superficies, y ya el éxito o el almacén se encarga de surtir el producto en los puntos de venta.
- Tiendas: Los camiones ruteros que hacen rutas distribuyendo las órdenes de compra que han montado cada uno de los tenderos.
Proceso productivo
Agrícola Himalaya S.A. tiene dos locaciones estratégicas, en una se encuentran los cultivos de tés y aromáticas, la cuál se encuentra ubicada en Bitaco, corregimiento de la Cumbre, Valle del Cauca.
La recolección de la materia prima (hojas de las hierbas) se realiza por lotes, y cada uno de estos tiene sus tiempos, de manera que día a día los recolectores se centran en una sola parte de la finca: la que está lista para cosechar.Con ayuda de una tijera especialmente diseñada para cortar y almacenar los cogollos –hojas de color verde amarillo aptas para ser procesadas– van seleccionando las hojas, que en ese primer momento no son, ni en aroma ni en sabor, un producto cercano al que se conoce como te negro.
Al cortar, las hojas se almacenan en un cajón de plástico y, posteriormente, con un movimiento hacia atrás y calculado, son depositadas en las canastillas que llevan a sus espaldas. Al llenarla, bajan inmediatamente al área de pesaje, en donde se van contabilizando cuántos kilos de hoja de té trae cada empleado, al medio día ya llega por segunda vez el camión que lleva las hojas de té directo a la planta de producción, ubicada cinco kilómetros más abajo. En las instalaciones de ACOPI se lleva a cabo el proceso de empaque del producto.
Los cogollos de té llegan en cajas plásticas. La empresa cuenta con tres bodegas en las cuales se cumplen con diversas funciones específicas. Dos de estas tienen como única finalidad ubicar y localizar las materias primas, material de empaque y demás materiales requeridos para finalizar el proceso de embalaje del producto final. En la bodega restante se ubica el producto terminado y empacado.
Durante 16 horas, las hojas son expuestas en canales en los que circulan corrientes de aire a temperaturas entre 30ºC y 38ºC, en donde inician el proceso de marchitamiento. En esta etapa se elimina un porcentaje de humedad, necesario para que el té adquiera sus características sensoriales, como la astringencia que produce en la boca. Casi crocantes, las hojas marchitas van directo a la molienda o macerado, en donde se rasgan para que suelten sus jugos.
Sobre bandas transportadoras –y atravesando rodillos de maquinaria de alta tecnología traída de India– los cogollos del té molidos van refinándose y granulándose en finas partículas, listas para la fermentación. El tiempo durante el que se fermentan las hojas es el que da el color cobrizo, característico de un buen té, y el aroma de la infusión.
Se trata de 70 minutos en los que las partículas se desplazan sobre las bandas, para posteriormente llegar al proceso de secado, en el que se deshidratan. En este punto del proceso se eliminan los microorganismos que adquirió el té durante el envejecimiento.
En este momento, el producto se asemeja al que se consume en los hogares. Debe ser clasificado, de acuerdo con las distintas calidades de té –por tamaño de partículas– y empacado en las oficinas principales de Agrícola Himalaya, en Cali.
En las bodegas se cuenta con equipos de carga pesada como los montacargas, necesarios para ubicar las cajas corrugadas que contienen las cajas de producto, pallets, Materiales de Seguridad Industrial, entre otros.
Las maquinas embasadoras son aquellas que distribuyen el producto en cada bolsita filtrante, también aquellas que ubican los sobres finales dentro de las plegadizas que llegan al consumidor final. Posterior a esto las cajitas de producto pasan por las maquinas encelofanadoras, que recubren la plegadiza con un plástico protector.
Para el proceso específico del Ice Tea, la empresa tiene una maquina mezcladora que ubica el producto en polvo en cada una de las respectivas bolsa, posteriormente las bolsas pasan por las maquinas selladoras.
Clientes
En Agrícola Himalaya nuestros principales clientes a nivel nacional son compañías distribuidoras e institucionales tales como:
Proveedores
Los principales proveedores de Agrícola Himalaya S.A son las empresas posicionadas en la producción de hierbas y frutos secos. Entre estas encontramos:
- Alimentos Naranja Verde
- Alimentos SQA
- Iprodesa
Portafolio de productos
Actualmente la oferta de Té Hindú abarca:
Tés
·Te verde: 20 gr; Durazno 20gr; Piña 20gr; Descafeinado fresa 20gr; Piel Uva 20gr; Sabores surtidos por 50gr.
·Té negro: Original y premium
·Té rojo: Crema Irlandesa por 20gr; 20 gr.
·Té Orthodox
Té Helado
· Granada· Limón
· Manzana
· Acerola
· Frutos rojos
Infusiones
·Frutales: Frutos rojos 20 gr; Aromatica de frutas Instantanea 12gr; Frutos tropicales 20gr; Frutos verdes 20gr; Frutos salvajes 20gr; Frutales surtidos 50gr
·Saludables: Descanso natural 20gr; Mujer 20gr; Eucalipto y miel 20gr; Binenestar natural 20gr; Esveltta frutos rojos; Esveltta 20gr.
·Frias: Flor de Jamaica 20gr; Te verde menta 20gr.
Aromáticas
· Limoncillo 20gr· Toronjil 20gr
· Manzanilla 20gr
· Canela 20gr
· Cidron 20gr
· Hierbabuena 20gr
Cadena de abastecimiento y tipos de negociación.
El proceso productivo de Agrícola Himalaya S.A comienza en los terrenos propios de la empresa. Es en el municipio de Bitaco-La cumbre, donde se obtiene el producto a partir de los cultivos de las diferentes variedades de Té y aromática, de esta forma la empresa se auto provee de la principal materia prima, asegurándose de la calidad de los cultivos. En estas plantaciones una cantidad considerable de trabajadores cosechan las hojas de manera artesanal, la mayor característica de Agricola Himalaya S.A, que ha logrado hacerlo de forma productiva y alcanzando estándares de calidad sobresalientes.
Los recolectores sitúan el producto en canastillas -para facilitar el pesaje- y finalmente son transferidos a un camión, el cual lo lleva al centro de terminado y empaquetado ubicado en ACOPI. En este centro, ya se tuvo que haber elaborado un pedido de materias primas de diferentes proveedores nacionales, por ejemplo los empaques de los productos que lo protegerán ante cualquier daño posterior. Los diferentes procesos y etapas por las cuales pasa el producto para alcanzar el 100% de grado de terminación, requiere de maquinaria especializada la cual ha sido importada a países como India.
Cuando el producto final está en condiciones para ser distribuido, la empresa desde su centro administrativo se pone en contacto con su único cliente directo John Restrepo A. y Cía. S.A, el cual hace la función de operador logístico ya que se encarga de que el producto llegue a todos los centros de distribución del país, con quienes la empresa ha logrado establecer vínculos de negociación. Los canales de distribución utilizados por John Restrepo son las grandes superficies y el tienda a tienda.
Bajo esta modalidad, se manejan dos tipos de negociación:
- Despacho normal de producto hacia los CEDI que AH abastece para que John Restrepo disponga de la mercancía.
- El segundo es otorgar inventario en consignación con un pago aplazado según sea la demanda que tenga el distribuidor.
El compromiso de AH es tener quince días de producto terminado en inventarios dentro de los CEDI dispuestos para que John Restrepo recoja la mercancía en estos lugares establecidos. Los CEDI no pueden estar desabastecidos y no se permiten faltantes, excepto en casos especiales cuando eventualmente las ventas se disparan, no obstante, el reabastecimiento se debe hacer lo antes posible. Para ilustrar mejor lo anterior, el 30 de abril de este año, Agrícola Himalaya, abasteció el centro de distribución hasta el 15 de mayo, y el 10 de mayo se disponían a abastecer de inventario hasta el final del mes
Vale la pena mencionar que, este mismo operador – Jhon Restrepo- se encarga de realizar el proceso de exportación. De esta forma el consumidor final puede obtener el producto de los diferentes canales de distribución.
Negociación con los proveedores.
En cuanto a los proveedores, el departamento de compras está evaluándolos constantemente, monitoreando que cumplan con los tiempos de entrega, la calidad y manejo del producto. Las negociaciones más complicadas se dan con los proveedores que mandan la mercancía en graneles, debido a los factores climáticos cambiantes se vuelven difíciles de manejar. Por ello, se negocia dos veces al año lo que se va a proveer en los siguientes seis meses. Principalmente se acuerdan precios y cantidades, lo que busca AH es que los precios se mantengan durante el semestre y que haya lugar a que se modifique la cantidad del pedido, por ejemplo, si las ventas están en aumento que haya lugar a que se abastezca de más producto, y por el contrario, si las ventas están lentas, se pueda postergar la entrega de los graneles para que no llegue tanto inventario.
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