Establecimiento de los pasos a seguir para la realización y control de las importaciones en Agrícola Himalaya S.A. necesarias para la fabricación y comercialización de nuestros productos. Este procedimiento comprende las actividades de las tres etapas que incluye un proceso de importación:
I Gestión de la Compra Internacional
Para realizar el primer procedimiento se deben seguir las siguientes actividades.
1.1 Recepción de la Orden de compra
Agrícola Himalaya importa: Aromáticas, té a granel, papel filtro, repuestos y máquinas.
El área de compras genera en el sistema la orden de compra para la mercancía a
importar. Será enviada por la jefe de compras al proveedor del exterior vía e-mail
con copia a la jefe de comercio exterior, indicando la fecha en que el producto
deberá ser entregado por el proveedor en el sitio de entrega, de acuerdo con el
INCOTERM negociado.
1.2 Elaboración de la pre liquidación
Una vez enviada la orden de compra, se procede a realizar la cotización del
transporte internacional y nacional, y demás costos aduaneros y portuarios de la
importación de la mercancía. Con dichos costos se obtiene el valor estimado
puesto en planta Agrícola Himalaya S.A., de la mercancía que se está importando.
Se utiliza el formato de pre liquidación de importación.
La selección del embarcador a contratar se realizará con un análisis documentado
en Excel, de las tarifas recibidas por los diferentes terceros. Este análisis lo elabora
la jefe de comercio exterior y lo informa a la dirección administrativa.
1.3 Recepción de factura comercial y solicitud del registro de importación si aplica.
Para el ingreso al país de aromáticas y té a granel se requiere obtener un registro
de importación aprobado con el visto bueno de la entidad gubernamental INVIMA.
Tan pronto se reciba del proveedor del exterior la factura comercial definitiva vía email,
se envía al agente de aduana para tramitar la solicitud del registro de
importación mediante su respectiva radicación en la ventanilla única de comercio
exterior (VUCE), de tal forma que al momento de arribo de la mercancía al país, el
registro de importación se encuentre aprobado.
1.4 Apertura de la carpeta, solicitud de la creación del número de la importación (# de
proyecto) en el sistema contable y registro contable de la factura del proveedor del
exterior.
La jefe de comercio exterior abre una carpeta física asignando el consecutivo de la
importación donde se archivaran todos los documentos correspondientes a la
negociación aprobada y demás documentos importantes que se generan a lo largo
de la importación.
La factura del exterior se le entrega al asistente contable para que contabilice con
ella, la cuenta por pagar al exterior, contra la cuenta de inventario en tránsito 1465,
cargando este valor al número del proyecto de importación respectivo.
La factura definitiva se obtiene al momento de estar lista la mercancía para su
embarque y es registrada en la contabilidad por la asistente contable a la tasa de
cambio de la fecha de la factura.
II Gestión Logística del Embarque
Para el segundo procedimiento tenemos las siguientes actividades:
2.1 instrucciones de embarque
Con base en la selección de proveedor de transporte internacional realizada, se dan las instrucciones al tercero elegido con la siguiente información:
Mientras la mercancía se encuentra en tránsito a Colombia la jefe de comercio exterior se asegura de tener aprobado el registro de importación si aplica, y se asegura del envío por parte del proveedor del exterior, de los documentos originales. Una vez recibidos los documentos originales (factura comercial, lista de empaque, documento de transporte, certificados, etc) se envían al agente de aduana asegurando que sean recibidos en puerto al menos 5 días antes del arribo de la mercancía a puerto colombiano. El valor del servicio de obtención del registro de importación, deberá ser facturado y enviada la factura por el agente de aduana a Agrícola Himalaya S.A. a más tardar al día siguiente de la aprobación del registro para su respectiva causación contable. La jefe de comercio exterior realiza el seguimiento respectivo al embarque validando la fecha estimada de arribo a puerto colombiano con el fin de preparar el proceso de nacionalización con el agente de aduana.
- Nombre del proveedor del exterior.
- INCOTERM al cual se está comprando.
- Dirección del lugar de entrega en origen
- Nombre y descripción de la mercancía objeto de importación.
Mientras la mercancía se encuentra en tránsito a Colombia la jefe de comercio exterior se asegura de tener aprobado el registro de importación si aplica, y se asegura del envío por parte del proveedor del exterior, de los documentos originales. Una vez recibidos los documentos originales (factura comercial, lista de empaque, documento de transporte, certificados, etc) se envían al agente de aduana asegurando que sean recibidos en puerto al menos 5 días antes del arribo de la mercancía a puerto colombiano. El valor del servicio de obtención del registro de importación, deberá ser facturado y enviada la factura por el agente de aduana a Agrícola Himalaya S.A. a más tardar al día siguiente de la aprobación del registro para su respectiva causación contable. La jefe de comercio exterior realiza el seguimiento respectivo al embarque validando la fecha estimada de arribo a puerto colombiano con el fin de preparar el proceso de nacionalización con el agente de aduana.
2.2 Proceso de nacionalización
Previamente se ha entregado al agente de aduana con una carta remisoria toda la
documentación con la cual podrá realizar el proceso de nacionalización, los cuales
son:
- Factura Comercial definitiva del proveedor del exterior (deberá contener el INCOTERM negociado con el lugar de entrega negociado, el valor de la moneda, y la descripción completa de la mercancía a importar, en la medida que sea posible, la subpartida arancelaria).
- La lista de empaque
- Certificados que sean requeridos
- Documento de transporte original Estos documentos se deben hacer llegar en original con 5 días hábiles de anterioridad a la llegada del arribo de la mercancía a puerto colombiano.
A la confirmación del arribo de la mercancía a puerto, la jefe de comercio exterior
informa a la asistente de tesorería el valor estimado de los tributos aduaneros que
se deberán cancelar en los días siguientes.
La jefe de comercio exterior confirma con el agente de aduana que la mercancía
esté manifestada en la aduana, con el fin de coordinar con la jefe de planeación e
inventarios la bodega en donde deberá ser entregada la mercancía.
Con la bodega definida, la jefe de comercio selecciona la empresa a quien le
asignará el transporte de la carga.
La jefe de comercio exterior informa al agente de aduana el transportador que realizará el transporte desde la aduana de arribo hasta la planta de Agrícola
Himalaya S.A.
El embarcador contratado deberá liberar el documento de transporte para poder
realizar el proceso de aduana.
El agente de aduana deberá informar diariamente sobre el avance del proceso de
nacionalización.
Para el pago de tributos aduaneros, el agente de aduana envía vía e-mail las
declaraciones de importación a la jefe de comercio exterior.
La jefe de comercio exterior las revisa y las entrega de al asistente contable, para
su respectivo registro en la contabilidad.
Una vez registrada la cuenta por pagar a la DIAN, el área de tesorería realiza la
transferencia bancaria directamente a esta entidad.
Al obtener el levante de la mercancía en la DIAN, el agente de aduana lo informa a
la jefe de comercio exterior y entrega la mercancía al transportador informado
previamente.
La jefe de comercio exterior le informa al jefe de almacén, a la jefe de compras, a la
jefe de planeación y a la jefe de calidad, sobre la importación próxima a llegar a
Agrícola Himalaya S.A. para la respectiva preparación del descargue y el espacio
requerido para su ubicación. En el e-mail con el cual la jefe de comercio exterior
anuncia la llegada de la mercancía, enviará adjunta la lista de empaque de la
importación.
2.3 Recepción de la mercancía
El jefe de almacén realiza la recepción y conteo físico de la mercancía importada
con base en la lista de empaque recibida con anterioridad.
Para la mercancía que requiere análisis, en el momento de su llegada el área de
calidad toma las muestras respectivas.
En caso de presentarse un producto no conforme o con averías el jefe de almacén
le informa a la jefe de comercio exterior y a la jefe de compras para proceder de
acuerdo con el procedimiento establecido para el manejo de las inconsistencias en
las compras al exterior.
III Gestión de la Liquidación de costos, pago al exterior, cierre contable y archivo de la importación.
Finalmente, para cumplir con el último procedimiento se tiene en cuenta las siguientes actividades:
3.1 Liquidación de la importación.
El agente de aduana envía a más tardar al día siguiente del levante, el documento
provisional de liquidación de costos, con los cuales la jefe de comercio exterior
elabora la liquidación de importación con en base en los costos registrados en la
contabilidad y en los costos entregados por el agente de aduana.
La jefe de comercio exterior solicitará al asistente contable el registro de la
provisión para los costos que aún no tengan factura definitiva.
Esta liquidación es entregada al almacenista a más tardar al día siguiente de haber
recibido la mercancía en el almacén.
La jefe de comercio exterior solicita al asistente contable la elaboración de una nota
contable con la cual registrará la provisión de los costos pendientes por facturar
tanto del agente de aduana como del transportador local.
Esta provisión será cancelada tan pronto se reciban las facturas de los proveedores
de servicios contratados.
3.2 Ingreso al sistema de inventario.
El jefe de almacén realizará la entrada de almacén en el sistema con el costo
unitario informado en la liquidación de importación por parte de la jefe de comercio
exterior.
El jefe de almacén entregará a la jefe de comercio exterior la entrada de almacén
del sistema, debidamente firmada y sellada a más tardar en la jornada siguiente a
la elaboración de aquella.
La jefe de comercio exterior verificará que la entrada de almacén corresponda en
valor unitario y total al de la liquidación de importación entregada. Archivará la
entrada de almacén en cada carpeta de importación.
3.3 Cierre contable de la importación.
El agente de aduana procederá a enviar las facturas correspondientes a
agenciamiento aduanero y demás costos por cuenta de terceros de la operación
realizada.
La jefe de comercio exterior recibirá las facturas para su respectiva aprobación.
Escribe en cada una de ellas el número de importación a la que corresponde y las
entregará al asistente contable.
Así mismo, indicará al asistente contable qué provisiones está legalizando cada
factura definitiva recibida.
El asistente contable, realizará el registro de las facturas teniendo en cuenta las
provisiones causadas con el fin de realizar la respectiva cancelación de la
provisión.
La jefe de comercio exterior recibirá del asistente contable el listado auxiliar
contable de la cuenta 1465 con todos los costos causados en la importación, el cual
archivará en la carpeta de importación. Si existe alguna inconsistencia lo informará
al área contable. Verificará que la cuenta 1465 de la importación haya quedado en cero para dar por
terminada la importación.
Finalmente, incluirá en la carpeta la declaración de cambio respectiva debidamente
numerada, con la cual el área de tesorería realizó el pago al proveedor del exterior.
Para la importación que aplique depósito de contenedor, la importación será
cerrada con el documento contable que evidencie la recuperación del depósito y la
cancelación de la cuenta por cobrar causada por este concepto al momento de
registrar la factura del agente de aduana. Esto depósito se ha debido causar en la
contabilidad como una cuenta por cobrar, la cual será cancelada con el soporte del
banco del dinero recibido por parte de la naviera o del agente de aduana.
La carpeta de cada importación quedará bajo custodia del departamento de
comercio exterior en el archivador respectivo.
