Establecimiento de los pasos a seguir para la realización y gestión de las exportaciones en Agrícola Himalaya S.A. con el fin de atender cumplidamente las ventas al exterior desarrollando logísticas eficientes y competitivas.
Comprende todas las ventas al exterior de aromáticas, té e infusiones frutales, empacados en bolsitas filtrantes y de té a granel para atender el mercado internacional.
Este procedimiento comprende las actividades de las tres etapas que incluye
un proceso de exportación:
I. Gestión de la Venta Internacional
Tiene en cuenta las siguientes actividades:
1.2 Recepción de la factura pro forma
El departamento de ventas internacionales genera una factura proforma de acuerdo
con la orden de compra recibida del cliente del exterior. Esta factura proforma es
entregada al departamento de comercio exterior vía e-mail, con el fin de que éste
prepare toda la logística necesaria para entregar el pedido al cliente en el exterior
de acuerdo con las condiciones e INCOTERM negociados y la fecha de entrega del
INCOTERM.
Si la venta internacional requiere el despacho de muestras sin valor comercial, el
departamento de ventas internacionales entregará también al departamento de
comercio exterior una factura proforma con el detalle de las muestras que deberán
ser embarcadas. De igual forma si se requiere el envío de material publicitario.
Paralelo a la actividad descrita anteriormente, el departamento de ventas
internacionales notifica al departamento de planeación e inventarios los productos
que se exportarán al exterior, utilizando el formato FQ-103.
Si requieren muestras para entregar en la aduana del puerto de salida, comercio
exterior lo informará al área de Planeación e inventarios con copia al área de
ventas internacionales.
El área de Planeación e Inventarios será el responsable de entregar dichas
muestras al área de comercio exterior en los tiempos que son requeridos.
1.2 Apertura de la carpeta, solicitud de la creación del número de la exportación
(# de proyecto) en el sistema contable.
Con la llegada de la factura proforma, el auxiliar de comercio exterior abre una
carpeta física asignando el consecutivo de la exportación en la cual se archivaran
todos los documentos correspondientes a la negociación aprobada y demás
documentos importantes que se generan a lo largo de la exportación.
1.3 Elaboración del cronograma de exportación.
La jefe de comercio exterior elabora el cronograma de exportación el cual incluye
las actividades necesarias para entregar el pedido al cliente, y su respectivo
responsable.
Para elaborarlo se tiene en cuenta la fecha en que es requerido el producto bajo el
INCOTERM negociado con el cliente y los itinerarios de las navieras y/o aerolíneas
con los que hará la reserva.
Una vez elaborado, a más tardar al día siguiente de recibir la factura proforma, lo
envía vía e-mail a todas las áreas que intervienen en el proceso incluyendo la
preparación y el alistamiento del material como son:
Compras, planeación e inventarios, producción, calidad, despachos, contabilidad,
ventas internacionales y dirección administrativa y financiera.
Si existiese dificultad por parte de las demás áreas para atender los tiempos
propuestos, en la medida que sea necesario, se realiza una reunión con todos los
funcionarios involucrados para negociar los tiempos indicados en el cronograma y/o
para plantear las soluciones necesarias que permitan garantizar el cumplimiento de
las fechas del cronograma propuesto.
Si no se reciben objeciones a las fechas propuestas se entiende por aceptado el
cronograma y el compromiso de cada una de las áreas para atender la exportación
en los tiempos indicados en el cronograma de exportación entregados por comercio
exterior.
Una vez generado el cronograma definitivo, la jefe de comercio exterior envía un
correo electrónico al agente de aduana indicando la nueva exportación a realizar
con la fecha estimada de salida del puerto colombiano.
1.4
Elaboración de la pre liquidación.
Una vez recibida la factura proforma, se procede si se requiere, con la cotización de
los costos de la distribución física internacional de acuerdo con el INCOTERM
negociado con el cliente del exterior y las indicaciones específicas que haya
suministrado el departamento de ventas internacionales.
La jefe de comercio exterior actualiza el formato de pre liquidación de exportación
con todos los costos que se requieren con el fin de determinar el costo total de toda
la cadena de valor necesario para realizar la venta internacional.
La selección de proveedores de los servicios a contratar se realizará con un
análisis documentado en Excel, de las tarifas recibidas por los diferentes terceros.
Este análisis lo elabora la jefe de comercio exterior y lo informa al jefe de ventas
internacionales con el fin de asegurar que la exportación se esté realizando dentro
del margen de rentabilidad previsto al momento de negociar con el cliente del
exterior.
II Gestión Logística del Embarque.
Para el segundo procedimiento, se realizan las siguientes actividades.
2.1 Elaboración del criterio de origen, obtención de la declaración jurada y
certificado de origen si aplica.
Para el ingreso al país de destino que tenga acuerdo comercial con Colombia, de
los productos exportados por Agrícola Himalaya S.A., se requiere el
acompañamiento de la mercancía con un certificado de origen, el cual permitirá su
ingreso al país de destino con arancel cero.
Para poder obtener el certificado de origen en mención, es necesario tramitar con
antelación un criterio de origen ante la DIAN para cada subpartida arancelaria a
exportar.
Tan pronto es recibida la factura proforma, la jefe de comercio exterior valida si el
producto a exportar tiene criterio de origen o no. Si no lo tiene, la jefe de comercio
exterior envía al agente de aduana toda la información relacionada con la
composición del producto a exportar para que esta empresa tramite ante la DIAN el
criterio de origen y obtenga la declaración jurada de cada subpartida que se
requiera. Si ya lo tiene, le solicita al agente de aduana tramitar el certificado de origen solamente.
El valor del servicio de obtención certificado de origen o del criterio de origen,
deberá ser facturado y enviada la factura por el agente de aduana a Agrícola
Himalaya S.A. a más tardar al día siguiente de la aprobación del registro para su
respectiva causación contable.
2.2 Instrucciones al embarcador.
La jefe de comercio exterior confirma al embarcador seleccionado la siguiente
información:
La jefe de comercio exterior realiza el seguimiento respectivo a las actividades realizadas y a los documentos elaborados por el auxiliar de comercio exterior asegurando que el embarque cumpla los tiempos de exportación establecidos en el cronograma de exportación.
- Nombre del cliente del exterior.
- INCOTERM al cual se está vendiendo.
- Dirección del lugar de entrega en destino.
- Nombre y descripción de la mercancía objeto de exportación
- Vía de embarque: marítima o aérea. Si es contenerizada FCL o LCL
- Tipo de empaque y embalaje de la mercancía.
La jefe de comercio exterior realiza el seguimiento respectivo a las actividades realizadas y a los documentos elaborados por el auxiliar de comercio exterior asegurando que el embarque cumpla los tiempos de exportación establecidos en el cronograma de exportación.
2.3 Elaboración de documentos.
El auxiliar de comercio exterior diligencia el formato exigido por la naviera para
hacer la reserva. Determina el cubicaje de la mercancía y elabora: la lista de
empaque, la factura comercial y la factura para muestras sin valor comercial.
Esta documentación es enviada a la jefe de comercio exterior para su visto bueno y
enviada al área de ventas internacionales para una segunda validación de que todo
lo allí consignado está de acuerdo con la negociación realizada con el cliente del
exterior.
El auxiliar de comercio exterior elabora también la carta de responsabilidad con
toda la información de la mercancía a exportar, requerida para el ingreso del
transportador en el terminal portuario.
2.4 Proceso de cargue y aduana.
El auxiliar de comercio exterior realiza las siguientes actividades:
- Notifica al transportador el cargue de la mercancía en las bodegas de Agrícola Himalaya.
- Paralelo a ello informa al responsable de bodega y a la jefe de planeación la fecha de cargue de la exportación y el personal requerido.
- Solicita y recibe del funcionario de bodega el cuadro de lotes con el cual tramita el certificado ante el INVIMA y solicita los certificados de calidad al área respectiva.
- Revisa el certificado INVIMA asegurando que esté de acuerdo con lo que necesita el cliente del exterior
- Revisa el B/L - Envía al agente de aduana la documentación que sea requerida
- Asiste al cargue de la exportación y paga por caja menor la cuadrilla que participó en el cargue.
- Realiza el seguimiento al proceso de aduana de exportación y a la obtención del certificado INVIMA definitivo y al B/L definitivo.
- Envía los documentos vía Courier al cliente del exterior e informa el número de guía al cliente con copia al departamento de ventas internacionales.
- Realiza el seguimiento del zarpe de la motonave y confirma el arribo de la mercancía en el puerto de destino.
III Gestión de la Liquidación de costos, reintegro del exterior, cierre contable y archivo de la exportación.
Finalmente, para este procedimiento se realizan las siguientes actividades:
3.1 Revisión de factura de costos logísticos.
La jefe de comercio exterior recibe y revisa todas las facturas de los proveedores
de servicios logísticos que fueron contratados para la exportación. Consigna en
cada una de ellas la exportación a la que pertenece y coloca su visto bueno de
conformidad sobre los valores cobrados.
El auxiliar de comercio exterior relaciona en el documento respectivo las facturas
aprobadas por la jefe de comercio exterior y las entrega al departamento de
contabilidad para su registro.
3.2 Liquidación de la exportación.
La jefe de comercio exterior elabora la liquidación de la exportación en el formato
establecido para tal fin en donde relacionará:
- Los ítems vendidos - Su valor según INCOTERM
- Cada uno de los costos logísticos: cargue, transporte local, agenciamiento aduanero aduanero para negociaciones FOB y el flete internacional para negociaciones CFR.
- La cuenta por cobrar, la cual será cancelada con el soporte del banco del dinero recibido por parte de la naviera o del agente de aduana. Esta liquidación la entregará al departamento de ventas internacionales y al departamento contable con el fin de confirmar la rentabilidad de la venta internacional realizada por línea de producto. La carpeta de cada exportación quedará bajo custodia del departamento de comercio exterior en el archivador respectivo.
3.3 Reintegro de las divisas
El auxiliar de comercio exterior entregará al departamento de tesorería la copia de
la declaración de exportación y copia del B/L, con los cuales tesorería realizará la
legalización de las divisas recibidas del cliente del exterior ante el banco de la
república.
El departamento de tesorería entregará al auxiliar de comercio exterior la
declaración de cambio numerada con la cual se cerrará la exportación y se
guardará en el archivo la carpeta respectiva.
